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最全秘籍 | 如何提升外貿(mào)開(kāi)發(fā)信的抵達(dá)率

2024-07-27

B2B外貿(mào)，除了被動(dòng)等詢盤(pán)以外，還有主動(dòng)開(kāi)發(fā)的方式。主動(dòng)開(kāi)發(fā)無(wú)需花費(fèi)很多的money，技巧得當(dāng)?shù)脑捯材苁斋@大訂單。不過(guò)，可能最困擾外貿(mào)業(yè)務(wù)員的事情之一就是雖然開(kāi)發(fā)信發(fā)了不少，得到回復(fù)的卻寥寥無(wú)幾。講道理，這個(gè)環(huán)節(jié)也許是您的開(kāi)發(fā)信抵達(dá)率出了問(wèn)題。今天小編就來(lái)分享如何提升外貿(mào)開(kāi)發(fā)信的抵達(dá)率這個(gè)話題。

NO.1? 指標(biāo)釋義

大家在發(fā)送郵件時(shí)，經(jīng)常會(huì)衡量的因素是郵件打開(kāi)率和郵件點(diǎn)擊（響應(yīng)）率。在這個(gè)層級(jí)，粗略來(lái)講涉及以下幾個(gè)重要指標(biāo)：

郵件打開(kāi)率＝郵件打開(kāi)數(shù)÷郵件發(fā)送數(shù)
郵件點(diǎn)擊率＝郵件點(diǎn)擊數(shù)÷郵件打開(kāi)數(shù)
綜合郵件效果＝郵件打開(kāi)率×郵件點(diǎn)擊率

但是，如果我們還想更細(xì)地探究郵件的表現(xiàn)的話，還要再衡量一個(gè)指標(biāo)，那就是郵件到達(dá)率。

郵件到達(dá)率＝郵件到達(dá)數(shù)÷郵件發(fā)送數(shù)

這里的郵件到達(dá)是指郵件正常到達(dá)接收者收件箱的情況。如果郵件被接收者退回或者落入垃圾郵件箱則不視為一個(gè)成功的到達(dá)，我們要提高郵件的綜合效果其中要通過(guò)的第一關(guān)考驗(yàn)就是郵件的到達(dá)。

NO.2? ?基礎(chǔ)設(shè)置

01 準(zhǔn)備企業(yè)郵箱工欲善其事必先利其器！

如果你還沒(méi)有配置好你郵箱的基礎(chǔ)settings，一股腦開(kāi)始蠻干，最終的收獲一般都不會(huì)很理想，最后也許只能說(shuō)是郵件發(fā)到自己無(wú)能為力，最終卻只能努力到感動(dòng)自己，甚至懷疑自己。首先，重要的事情說(shuō)三遍！最好準(zhǔn)備一個(gè)企業(yè)郵箱！最好準(zhǔn)備一個(gè)企業(yè)郵箱！最好準(zhǔn)備一個(gè)企業(yè)郵箱！如果您使用的個(gè)人郵箱，被攔截到垃圾郵箱的概率相對(duì)較高，使用企業(yè)郵箱可以在這個(gè)維度，幫您擁有一個(gè)良好的開(kāi)端。

02 做好郵箱身份驗(yàn)證通過(guò)身份驗(yàn)證的郵件

一則可以幫助保護(hù)收件人免受網(wǎng)上誘騙郵件等惡意電子郵件的侵害，一則也不容易被收件人拒收或標(biāo)記為垃圾郵件。這些身份驗(yàn)證方法在您的域名提供商處設(shè)置。如果您使用了域名托管服務(wù)商或電子郵件服務(wù)提供商，請(qǐng)按照相應(yīng)提供商的說(shuō)明來(lái)設(shè)置身份驗(yàn)證。為您用來(lái)發(fā)送郵件的每個(gè)網(wǎng)域設(shè)置身份驗(yàn)證。敲黑板：如果以下內(nèi)容您不知道如何設(shè)置，請(qǐng)直接聯(lián)系您的域名提供商~

為網(wǎng)域發(fā)布SPF記錄

SPF是 Sender Policy Framework 的縮寫(xiě)，是一種以IP地址來(lái)認(rèn)證電子郵件發(fā)件人身份的技術(shù)。郵件的接收方會(huì)首先檢查域名的SPF記錄，來(lái)確定發(fā)件人的IP地址是否被包含在SPF記錄里面，如果在，就認(rèn)為是一封正確的郵件，否則會(huì)認(rèn)為是一封偽造的郵件進(jìn)行退回。SPF是跟DNS相關(guān)的一項(xiàng)技術(shù)，它向收信者表明，哪些郵件服務(wù)器是經(jīng)過(guò)某個(gè)域名認(rèn)可會(huì)發(fā)送郵件的。如果你擁有自己的域名，并且用它發(fā)送郵件，那么你應(yīng)該為它添加 SPF。設(shè)置正確的 SPF 記錄可以提高郵件系統(tǒng)發(fā)送外域郵件的成功率，也可以一定程度上防止別人假冒你的域名發(fā)郵件。那么如何設(shè)置SPF呢？SPF是通過(guò)域名的TXT記錄來(lái)進(jìn)行設(shè)置的。您可以聯(lián)系自己的域名服務(wù)商，給自己域名設(shè)置一條TXT記錄來(lái)避免這種情況。TXT記錄值格式為： v=spf1include:spf.mail.【網(wǎng)域】.com~all （具體可咨詢您的域名服務(wù)商）舉例：騰訊云設(shè)置界面：

為郵件啟用 DKIM 簽名

接收郵件的服務(wù)器將使用 DKIM 來(lái)驗(yàn)證相應(yīng)郵件是否確實(shí)由網(wǎng)域所有者發(fā)送。為域名啟用 DKIM 將特殊的信息頭附加到發(fā)自該域名的每個(gè)電子郵件。此信息頭包含加密私鑰。收件人郵件服務(wù)器會(huì)使用公鑰核實(shí)電子郵件是否發(fā)自該域名且是否有人在傳輸過(guò)程中篡改電子郵件內(nèi)容。沒(méi)有信息頭的電子郵件將被檢測(cè)認(rèn)定為不真實(shí)信息。您可以為每個(gè)域名啟用 DKIM 簽名。若要為單個(gè)域名啟用 DKIM 簽名發(fā)送郵件，請(qǐng)如下操作：轉(zhuǎn)到網(wǎng)站與域名 > 您的域名 > “郵件” 標(biāo)簽 > 郵件設(shè)置。注解: 若您有用于發(fā)送郵件的域名別名，請(qǐng)同時(shí)為其添加 DKIM DNS 記錄。請(qǐng)將用于主域名的相同記錄用于域名別名。

為您的網(wǎng)域發(fā)布 DMARC 記錄

DMARC 可幫助發(fā)件人防范自己的域名被仿冒。DMARC（Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance）是txt記錄中的一種，是一種基于現(xiàn)有的SPF和DKIM協(xié)議的可擴(kuò)展電子郵件認(rèn)證協(xié)議，其核心思想是郵件的發(fā)送方通過(guò)特定方式（DNS）公開(kāi)表明自己會(huì)用到的發(fā)件服務(wù)器（SPF）、并對(duì)發(fā)出的郵件內(nèi)容進(jìn)行簽名(DKIM)，而郵件的接收方則檢查收到的郵件是否來(lái)自發(fā)送方授權(quán)過(guò)的服務(wù)器并核對(duì)簽名是否有效。對(duì)于未通過(guò)前述檢查的郵件，接收方則按照發(fā)送方指定的策略進(jìn)行處理，如直接投入垃圾箱或拒收。從而有效識(shí)別并攔截欺詐郵件和釣魚(yú)郵件，保障用戶個(gè)人信息安全。

如何設(shè)置DMARC記錄？

登錄域名管理后臺(tái)，找到需要添加DMARC記錄的域名，增加TXT記錄; （在設(shè)置DMARC記錄之前，請(qǐng)務(wù)必確保已設(shè)置SPF記錄） _dmarcv=DMARC1; p=none; fo=1; ruf=mailto:dmarc@(your _domain).com; rua=mailto:dmarc_report@(your _domain).com 注意：Dmarc記錄里，有兩個(gè)值可由您來(lái)自定義： p：用于告知收件方，當(dāng)檢測(cè)到某郵件存在偽造發(fā)件人的情況，收件方要做出什么處理，reject為拒絕該郵件；none為不作任何處理；quarantine為將郵件標(biāo)記為垃圾郵件。 ruf：用于當(dāng)檢測(cè)到偽造郵件，收件方須將檢測(cè)結(jié)果發(fā)送到哪個(gè)郵箱地址。

建議：p值最優(yōu)設(shè)置方式是第一次設(shè)置選擇none，觀察發(fā)信情況一個(gè)月，再改為quarantine，再觀察一個(gè)月，最后再設(shè)為reject。

NO.3? 注意發(fā)件質(zhì)量

01 避免使用Spam Trigger Words發(fā)信

避免使用Spam Trigger Words發(fā)信也是一種講究，當(dāng)外貿(mào)賣(mài)家寫(xiě)信時(shí)，需要避開(kāi)spam trigger words（垃圾郵件觸發(fā)詞），這樣就可以增加郵件發(fā)送至對(duì)方郵箱的可能性，確保對(duì)方能夠接收。最忌諱的就是price等有購(gòu)買(mǎi)意味的關(guān)鍵詞。下面是一些常見(jiàn)的spam trigger words，這些是許多郵件服務(wù)器系統(tǒng)都會(huì)規(guī)避掉的一些詞匯，賣(mài)家注意不要使用！但是，spam trigger words多到超乎你的想象！大家多多留心哦~

02 逐步提高郵件的數(shù)量和頻次發(fā)送量過(guò)高過(guò)快可能導(dǎo)致遞送問(wèn)題

如果您要發(fā)送大量電子郵件，我們建議您執(zhí)行以下操作：

以一致的速率發(fā)送郵件。避免突然發(fā)送大量郵件。
先發(fā)送少量郵件，隨著時(shí)間的推移，再逐步提高郵件發(fā)送量。
在提高郵件發(fā)送量的同時(shí)，定期監(jiān)控發(fā)送速率和您收到的所有回復(fù)。通過(guò)定期監(jiān)控，您可以在發(fā)送速率受限或開(kāi)始看到錯(cuò)誤時(shí)調(diào)低發(fā)送量。

以下因素會(huì)影響發(fā)送量的提高速度：

發(fā)送的電子郵件數(shù)量：您發(fā)送的電子郵件越多，應(yīng)該以越慢的速度提高發(fā)送量。
發(fā)送電子郵件的頻率：如果您每日而不是每周發(fā)送郵件，則可以以較快的速度提高發(fā)送量。
收件人對(duì)郵件的反饋（敲黑板秘籍）如果郵件的發(fā)件人地址在收件人的聯(lián)系人列表中，則相應(yīng)郵件不容易被標(biāo)記為垃圾郵件。有時(shí)，有效郵件可能會(huì)被標(biāo)記為垃圾郵件。收件人可以將有效郵件標(biāo)記為非垃圾郵件，這樣相應(yīng)發(fā)件人日后發(fā)送的郵件應(yīng)該會(huì)被遞送到收件箱。強(qiáng)烈建議！請(qǐng)把上面這段籃色部分再讀一遍很簡(jiǎn)單，易實(shí)現(xiàn)，易操作！